En este nuevo año, les presento algunas ideas para considerar en su plan anual de trabajo. Cada periodo representa un desafío y una forma de enfrentar la incertidumbre es planificar nuestro trabajo de manera práctica y sencilla. Aunque no debemos ser demasiado rígidos, al socializar nuestras ideas de forma práctica y fácil, podemos lograr resultados importantes.
Echa un vistazo a las tendencias de tu industria y de otras similares que puedan beneficiar a tu negocio. Consulta a los expertos en riesgos para identificar posibles riesgos futuros que puedan afectar tu operación, no solo los relacionados con tu especialidad. A veces nos llevamos sorpresas cuando revisamos los próximos cambios normativos, las nuevas tecnologías y otros factores que pueden influir en nuestro ámbito empresarial. Recuerda la pandemia del Covid-19, nos tomó por sorpresa y afectó a todos los negocios.
Comienza por revisar los objetivos de la compañía y cómo el equipo de IT puede impulsar la Planeación Estratégica del negocio mediante la implementación de nuevas iniciativas o mejorando los procesos y sistemas existentes. Identificar estas iniciativas o tareas de apoyo, asignarles recursos y darles seguimiento es realmente valioso, ya que no solo puede potenciar los resultados empresariales, sino también fomentar la interacción con otras áreas del negocio y fortalecer el departamento de IT.
Al establecer las tareas que se van a realizar, asegúrate de revisarlas junto con el equipo directivo o los altos ejecutivos para obtener retroalimentación, aclarar dudas y establecer un rumbo que facilite la ejecución de las tareas. No tengas miedo de proponer, aunque no todas las propuestas sean aceptadas, aquellas que se mantengan marcarán la diferencia.
Muchas de las iniciativas y proyectos del equipo de IT están relacionados con Proyectos de Negocio que buscan diversas acciones, como conquistar nuevos mercados, mejorar el porcentaje de participación, expandir servicios o productos e incluso mejorar los márgenes. Es fundamental que tanto el equipo interno de IT como los terceros que respaldan estas iniciativas tengan claridad sobre los objetivos, así como el conocimiento de las posibles consecuencias del éxito, el retraso o el fracaso.
Busca la forma de asegurarte de que todos estén bien informados, tanto del progreso como de los riesgos presentes, los actores clave en la implementación y las métricas o indicadores que brinden una visión rápida del avance, especialmente cuando existen hitos que activan otros proyectos o actividades internas. En el departamento de TI siempre es bueno tener a alguien comprometido con el avance y que sea el punto de contacto para cualquier duda.
No podemos dejar que los dolores de cabeza nos quiten tiempo, esfuerzo, imagen y moral del equipo. Es hora de ponerles fin de una vez por todas, sin importar cuál sea la solución. Si los incluyes en tu plan anual para resolverlos, estarás ganando tiempo para futuras acciones requeridas por el equipo e incluso para atender nuevos eventos. Una recomendación es comenzar a resolverlos de menor a mayor complejidad, lo que implica tener claro el inventario de acciones necesarias y coordinarlas de manera que no se superpongan con otras actividades de otros proyectos y eviten convertirse en barreras para su ejecución.
En nuestro negocio, especialmente cuando utilizamos sistemas de información para impulsarlo, es crucial asegurar su disponibilidad. La mejor manera de lograrlo es programando los mantenimientos necesarios y planificando las interrupciones necesarias para obtener las ventanas de mantenimiento. Además, es importante notificar a nuestros clientes y proveedores con anticipación y aplicar las acciones necesarias. Pero no debemos limitarnos solo a los elementos de hardware y software. También debemos tener en cuenta otros elementos de mantenimiento, como contratos con terceros, aplicación de parches de seguridad programados para la infraestructura, renovación de licencias, pruebas de contingencia de operación y DRP, e incluso la documentación de operación. Tener todo esto previsto en un cronograma de ejecución, tanto para los responsables como para los interesados, garantiza que las cosas que sabemos que podemos controlar no se conviertan en incidentes operativos.
No puedes olvidarte de los momentos y fechas críticas del negocio durante el año, como los días festivos, fechas especiales (Día de la Madre, Día de los Enamorados, Black Friday, etc.), periodos de vacaciones escolares, cierre mensual, cierre fiscal o días específicos en los que el gobierno u otras entidades toman decisiones o presentan indicadores cruciales. Todos estos momentos deben ser considerados en nuestros planes de trabajo para anticiparnos a posibles escaseces o excesos de recursos y tomar las contramedidas necesarias. No todas las fechas aplican a todos los negocios, por lo que es necesario revisar al menos el último año para identificar cuáles nos afectan y tomar las acciones necesarias de manera anticipada.
No te olvides de incluir en tu plan anual el desarrollo de habilidades de tu equipo, no solo con nuevos recursos físicos y de acceso, sino también académicos y operativos. El aprendizaje de tus colaboradores de herramientas básicas (incluso una Hoja de Cálculo), especializadas y de aspectos actuales o nuevos del negocio, mejora su efectividad y su contribución a la operación del negocio. No es lo mismo hacer las cosas como mejor se pueda que utilizar buenas prácticas, conocimiento de la industria y manejo de los propios datos de negocio, que pueden derribar mitos y abrir la puerta a otras opciones de mejora. ¡Aprovecha esta oportunidad para potenciar el talento de tu equipo!
Para el seguimiento y control de tu Plan de Trabajo Anual es clave identificar los parámetros de avance. No solo te centres en el porcentaje de ejecución de proyectos, también debes tener en cuenta el tiempo límite y los recursos financieros disponibles. Como consejo, es recomendable presentar estos datos de forma gráfica para que tu audiencia pueda identificar rápidamente el estado actual. Por supuesto, las sesiones de seguimiento son necesarias y una revisión semanal es una excelente manera de medir el progreso del proyecto. Especialmente cuando las tareas se definen con un máximo de ejecución de una semana y, en caso de no lograrse, se dividen en etapas completamente medibles.
Un buen propósito para este año es dividir la ejecución de tu plan en trimestres. De esta manera, podrás lograr avances parciales o totales en cada periodo. Dividir las metas en trimestres hace que sea más claro y fácil para los equipos establecer el enfoque, adoptar las metas y entregarlas antes de pasar a la siguiente. Además, se logra más velocidad y dinamismo en la organización.