Los conflictos entre personas en una compañía pueden afectar negativamente el desempeño del equipo y la moral de los colaboradores. Por ello, es importante crear puentes de comunicación y fortalecer el trabajo común y continuo. Aunque el día a día puede presionar la operación y surgir conflictos por temas de entendimiento, velocidad y calidad, es esencial sentarse juntos y discutir las situaciones reales para encontrar soluciones viables y sostenibles en el largo plazo. Aquí algunas sugerencias para enfrentarlas:
Conectar las personas
¿Los equipos trabajan en solitario en una línea de proceso? ¿Hay conflictos de calidad y velocidad? Es momento de sentarse juntos y discutir las situaciones reales, no las interpretaciones. Trae a la mesa las deficiencias y los costos que afectan al negocio para que todos estén al tanto. Si hay quejas de clientes, comparte todo en la mesa de trabajo para encontrar una solución viable y sostenible en el largo plazo. Al principio puede ser un poco conflictivo, pero si todos ponen de su parte, será muy fructífero para el equipo.
Si la línea de negocio, el proceso o producto/servicio es nuevo, aprovecha el momento para crear un grupo interdisciplinario que se asegure de crear metas de proceso para garantizar la calidad. Esto aportará un espacio donde se puedan compartir soluciones y adoptarlas fácilmente, ya que todos están construyendo y participando. La idea es ver el proceso de principio a fin, incluso si hay situaciones de insatisfacción final por parte del cliente, esto con el fin de mitigarlas o eliminarlas antes de que ocurran.
Conectar con los indicadores y mediciones
Los hechos y datos fulminan las interpretaciones subjetivas y la toma de decisiones mal formuladas ante los problemas. Identificar, construir y compartir estos datos en una línea de proceso o incluso a nivel de compañía hace mas efectivo el entendimiento real de las situaciones. Busca que el proceso esté medido, adopta mediciones automáticas utilizando tecnología. ¿No están en ese nivel de madurez? Construyan una hoja de tiempos por tareas y actividades, donde se contemplen velocidad y calidad, y tómenla de vez en vez. Ya con mediciones claras, automatícenlas y consolídenlas para posterior uso. Dependiendo del negocio, la fecha e incluso la hora de las muestras, se vuelven elementos vitales para realizar comparativos según el transcurso del tiempo.
Esta información tabulada y presentada en gráficos contribuye a la transparencia en el equipo y a saber dónde atacar los problemas. Esta información podría estar complementada con otros datos de costos, número de ordenes de pedido, etc. Toda la información es valiosa para la toma de decisiones, pero lo crítico no es tenerla, es compartirla con todos los involucrados, así que utiliza diversos medios para difundirla: en la Intranet, en una reunión, por email, por algún servicio de mensajería que comparta el equipo, en monitores de la empresa o, en su defecto, en pizarras. No tomes decisiones sin datos y utiliza sólo los que son realmente valiosos.
Conectar los sistemas
En nuestros negocios, por las restricciones de algunos productos, características propias de los procesos y por otras situaciones, podemos estar utilizando más de una herramienta tecnológica e incluso podríamos estar haciendo todo sin pasar por el ERP. ¿Resultado? Un grupo de personas que registran información entre sistemas para asegurar los flujos internos del negocio, lo cual reduce la velocidad y se vuelve un dolor de cabeza cuando los elementos no están homologados entre sistemas o se introduce la información incorrecta. Si estás en esta situación, algunos puntos para tener en cuenta son:
En ocasiones, tendemos a buscar soluciones temporales y rodeos para superar obstáculos en el trabajo, pero lo cierto es que resulta más económico y rápido establecer conexiones claras y transparentes entre los miembros del equipo, líneas de proceso y sistemas de operación. Aunque pueda ser un proceso difícil, los beneficios para la cultura y la velocidad empresarial son evidentes y benefician a todos.