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En los últimos tiempos las señales de pesimismo han aumentado, se nota en la actividad diaria, en las noticias las diferentes notas acerca del costo de vida, inflación, valor de combustibles y todos los conflictos que provocan afectación en el valor del dinero. Ahora, mas cercano se sienten las decisiones que vienen de los clientes, adoptando posiciones mas conservadoras en el gasto llevando al congelador algunas iniciativas de fortalecimiento o expansión o incluso de mantenimiento, todo previniendo una posible crisis. Se va agrandando la bola de nieve y se produce la sensación de que no tenemos el control y debemos someternos a las situaciones del día a día. Hoy quiero hacerles una invitación, a aplicar algunas sugerencias para cambiar esa dinámica y volver estos tiempos difíciles en tiempos de oportunidades.
La actitud lo es todo
Mantener una actitud positiva y por cierto realista es básico, permitir que el pesimismo y la negatividad se hagan parte de la conversación diaria es facilitar el camino para que la creatividad y la innovación se marchiten. En situaciones difíciles es cuando los emprendedores buscan caminos alternativos con el fin de cambiar la situación y ésta es una conducta que no debemos permitirnos dejar de hacer. En caso de encontrarse con un argumento negativo, busquemos el opuesto, es seguro que hay una frase positiva para decir lo mismo pero en un contexto optimista y allí puede estar la ventana de salida que estamos buscando. Inténtenlo ustedes mismos o con su equipo de trabajo, se pueden dar varias sorpresas .
Aprovechar los datos
Es el momento de desempolvar las bases de datos y toda la información que se recolecta en nuestras aplicaciones, entender que información tenemos e identificar si desde allí se puede obtener información valiosa y respuestas a nuestras preguntas. Unos ejemplos pueden ser ¿Quién no ha vuelto a comprar?, en periodos de bajo movimiento ¿Que productos o servicios se destacaban en ingresos?, ¿Los clientes compran servicios en conjunto? (Mas de 1 servicio/producto al tiempo) ¿Cómo ha sido el comportamiento de costos y gastos? , etc. Existen muchas preguntas que se pueden generar dependiendo la actividad de cada uno, es hora de empezar la lista.
Es posible que ese conjunto de datos por si solo no proporcione mucha o más información de la que manejamos, entonces es hora de cruzarla con otros sistemas y enriquecerla con información de otras fuentes, por ejemplo algunas empresas usan información de clima, paridad de monedas, ubicaciones geográficas u otras para complementar la información que tienen y darle más valor. Para detectar que información requieres, identifica los factores internos y/o externos que afectan tu operación y busca una fuente de datos que pueda proporcionar esa información, algunas las encontraras en las fuentes de datos abiertas de tu país, en otros casos será necesario adquirirlas con terceros o tal vez en una hoja de calculo. Solo utiliza fuentes confiables u oficiales de información.
Optimizar las tareas internas
Es hora de automatizar esas tareas manuales, optimizar la velocidad de las lentas y eliminar todas las actividades internas que no generan valor al negocio. En ocasiones sobre cargamos de puntos de control y verificación los procesos, es la oportunidad de quitarlos o de realizar ese proyecto tecnológico de automatización que se ha pospuesto y tenerlo listo para cuando la actividad normal llegue, obviamente con los resultados de mejora proyectados. Es hora de repensar como hacemos las cosas en busca de reducción del costo, ¿incluir una máquina en el proceso?, ¿cambiar la forma de empaque? , ¿usar otras ubicaciones de operación?, ¿qué otras preguntas deberías hacerte para reducir carga interna?.
Acudir a los aliados
Si ya tienes una red de proveedores y aliados, es el momento de compartir tus preocupaciones sobre optimización. Compartir los problemas que enfrenta el proceso en las actividades en las que ellos participan puede marcar la diferencia en términos de costo, velocidad y calidad que estás buscando. En algunos casos, una tarea manual podría ser reemplazada por una funcionalidad existente en el ERP u otro sistema que estés utilizando, o tal vez no estés aprovechando algún proceso, línea o servicio que reduciría los costos operativos o agregaría más valor a tu negocio. Estos descubrimientos surgen de las conversaciones. Tus aliados también tienen problemas y buscan optimizar sus servicios y productos, por lo que la transparencia con ellos puede ser un punto de negociación y una oportunidad de mejora mutua.
Pagar solo por lo que se utiliza
En ocasiones damos por sentado que necesitamos ciertos servicios mientras operamos, pero no evaluamos si los estamos utilizando al máximo. Por ejemplo, podemos tener una flota de servidores, almacenamiento o servicios informáticos diseñados para una carga que no existe en ese momento. Estos elementos pueden generar costos innecesarios si no se utilizan. Por lo general, este tipo de servicios se facturan según la demanda y se ajustan a la actividad del negocio. Sin embargo, si son costos fijos, es hora de revisarlos, ajustarlos según la demanda o negociar a la baja de acuerdo a las necesidades del negocio. Siempre habrá oportunidades de aumentarlos nuevamente si es necesario.
Estoy seguro que existen muchas más alternativas para usar y es seguro que varias de las que mencione ya fueron tratadas en sus equipos. En muchas de ellas, la aliada principal es la tecnología que acompañada de expertos internos y externos puede allanar el camino de nuevas oportunidades. De lo que estoy seguro es que es mejor ver el vaso medio lleno que medio vacio, entonces manos a la obra y a buscar oportunidades de optimización. No dejes fuera de la revisión esos proyectos que no has realizado y que pueden ser otra fuente u oportunidad de ingresos potencial, ¿no es hora de revisarla?
